Лабораторная работа №3.
Сортировка и фильтрация данных

1. Сортировка данных

     Записи в таблице обычно отображаются в том порядке, в котором они были введены в базу данных. Однако часто возникает необходимость упорядочить (отсортировать) записи в таблице по значению определенного поля. Сортировка позволяет просматривать данные в удобном виде, а также быстро определять максимальные или минимальные значения какого-либо поля.

     Для сортировки по значению определенного поля достаточно установить в него курсор и нажать одну из двух кнопок в области Сортировка и фильтр вкладки Главная: По возрастанию или По убыванию . Команды для сортировки также находятся в контекстном меню столбцов таблицы.

     Для сортировки по нескольким полям следует последовательно выполнять команды сортировки для нужных полей в последовательности от внутреннего к внешнему (в обратном порядке). Например, чтобы отсортировать таблицу Кадры по фамилии, имени и отчеству, сначала следует выполнить команду сортировки для поля Отчество, затем – по полю Имя и, наконец, по полю Фамилия (рис. 10).

Рис. 10, а. Таблица до сортировки по нескольким полям	Рис. 10, б. Таблица после сортировки по полям Фамилия, Имя, Отчество

     Как видно на рис. 10, все фамилии после сортировки расположены в алфавитном порядке, при этом одинаковые фамилии (Марченко) расположились рядом. В свою очередь для одинаковых фамилий соответствующие имена также расположились в алфавитном порядке, при этом отсортированы в том же порядке отчества для одинаковых имен.

     Сортировка больших таблиц может занять продолжительное время. Сортировка по индексированным полям выполняется значительно быстрее.

     Отмена сортировки производится кнопкой .

2. Выражения

     При выполнении сложной фильтрации данных, а также при выполнении запросов к таблицам баз данных в Access предусмотрены выражения. При помощи выражения можно описать какое либо условие, действие либо функцию.

     Выражения используются для создания критериев отбора в запросах, фильтрах, для создания вычисляемых полей, они также могут использоваться в макросах, или выступать как аргументы в функциях, определенных Пользователем. Access вычисляет значение выражений при каждом их использовании, обновлении формы, отчета или выполнении повторного запроса.

     В качестве составляющих выражения (его элементов) выступают имена объектов, функции, литералы, константы, арифметические операции, логические отношения и логические функции, а также двойные кавычки, квадратные и круглые скобки.

2.1. Операции и логические отношения

     Ниже в таблице 1 перечислены операции и логические отношения СУБД Access.

2.2. Оператор Like

     Оператор Like сравнивает два строковых объекта с помощью шаблона (проверяет, соответствует ли один объект шаблону другого).Выражение имеет вид Like шаблон. Если выражение соответствует шаблону, то формула возвращает значение Истина. Оператор Like очень удобен для сравнения строк, при этом для большей гибкости в шаблонах могут использоваться символы подстановки.

     Символы подстановки оператора Like

     Примеры.

Выражение [Фамилия] Like “И[Вв]* истинно, если в поле «Фамилия» находится строка текста, которая начинается ИВ или Ив. Таким образом, строка «Иванов», «Иващенко» или «ИВЛЕВ» дает значение истина, а строка «Петров» или «Сидоров» – ложь.

Выражение АВ1998 Like AB#### – истинно, так как исходная строка начинается с символов «АВ», за которыми следуют любые четыре цифры.

Выражение 10-й пройденный круг” Like [#]*круг – истинно, так как первым символом строки является число, а в конце строки находится слово «круг».

2.3. Функции

     Access использует в своих объектах более сотни различных встроенных функций. Кроме того, используя язык Visual Basic, который поддерживается Access, как и другими приложениями. Вы можете создать свои собственные функции, называемые «Функциями Пользователя». Функции Access легко узнать, так как они всегда заканчиваются круглыми скобками. Большинство функций Access осуществляют некоторые вычисления, или выполняют преобразование данных. Для большинства из них должен быть задан Параметр (Аргумент). Параметр – это значение, которое необходимо подставить в функцию при вычислениях.

     Кратко рассмотрим наиболее часто употребляемые функции Access.

3. Фильтрация данных

     В Access предусмотрены следующие способы отбора записей с помощью фильтров:

- фильтр по выделенному фрагменту,

- обычный фильтр,

- расширенный фильтр.

     Первых три фильтра являются простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

     Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

3.1. Фильтр по выделенному фрагменту

     Поясним работу этого фильтра на примере таблицы Кадры (рис. 2):

Рис.2. Импортированная таблица Кадры

     Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо в режиме Таблицы щелкнуть на значении поля какой-нибудь записи (например, Татьяна в поле Имя) чтобы затем отфильтровать все записи, содержащие это значение в требуемом поле, затем выполнить команду Главная - Сортировка и фильтр - Выделение. При этом появится список вида . Далее нужно нажать на желаемое условие фильтра (например, Равно "Татьяна"). При этом будет произведена фильтрация таблицы и в результирующем наборе окажутся только те записи, для которых выполнено условие (в нашем случае все записи, где значениями поля Имя является слово "Татьяна").

     Эту же операцию можно выполнить использованием контекстного меню.

3.2. Обычный фильтр

     Процедура обычной фильтрации запускается нажатием кнопки Фильтр на закладке Главная. К примеру, если активной является таблица Кадры (рис. 2) и выделена какая-нибудь запись в поле Должность, то появится окно, которое показано на рис. 3:

Рис.3. Окно простого фильтра

:     Если теперь в этом списке оставить флажок на надписи Секретарь, то в отфильтрованной таблице будут отображены те сотрудники, которые занимают должность секретаря.

     Очистить фильтры можно повторным вызовом этого окна и установкой флажка на опции Выделить все с последующим нажатием на кнопку ОК.

3.3. Расширенный фильтр

     Продемонстрируем выполнение расширенного фильтра на примере таблицы Кадры. Добавим в таблицу несколько новых записей, как показано на рис. 4. 

Рис. 4. Таблица Кадры с добавленными записями

     Предположим, что необходимо отфильтровать в этой таблице записи
- всех инженеров и бухгалтеров,
- с зарплатой не менее 14000,
- дата рождения которых находится в диапазоне от 01.01.1971 до 31.12.1978.

     Процедура расширенной фильтрации запускается командой Главная - Сортировка и фильтр - Дополнительно - Расширенный фильтр. При этом откроется окно Конструктора расширенного фильтра со списком полей таблицы в верхней части и пустой таблицей в его нижней части. 

     Теперь последовательно при помощи мыши переместим поля, которые участвуют в фильтре, в нижнюю часть области Конструктора.

     Далее в строке условие отбора запишем требуемые выражения (см. п. 2) по каждому такому полю. Щелкнем правой клавишей мыши на заголовке окна Конструктора и сохраним фильтр под именем ФильтрКадры.

Рис.5. Окно Конструктора расширенного фильтра

     Вновь щелкнем правой клавишей мыши на заголовке Конструктора ФильтрКадры и перейдем в режим таблицы. В результате будет выполнена требуемая расширенная фильтрация записей, результат которой показан на рис. 6.

Рис. 6. Результат расширенной фильтрации