ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ и БАЗЫ ДАННЫХ

Коднянко В.А.

Лабораторные работы по СУБД Microsoft Access 2007
 К содержанию
 


Лабораторная работа №7.

Отчеты

     Отчет в Access - это документ, отвечающий стандартам многостраничного печатного материала, данные в котором представлены в отформатированном виде. Отчет удобен для просмотра данных на экране монитора, для вывода на печать. Макет отчета разбит на разделы, которые можно просматривать в режиме макета или конструктора. Ниже в таблице 1 представлены типы разделов отчета.

Таблица 1
Тип раздела Комментарий
Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата и время его создания. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета выводится перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул Выводится вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы Выводится перед каждой новой группой записей. Используется для вывода названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.
Область данных Этот раздел выводится один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы Выводится в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
Нижний колонтитул Выводится внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета Выводится один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для вывода итогов и другой сводной информации по всему отчету. В конструкторе примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при выводе и в режиме предварительного просмотра примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

     Рассмотрим несколько простых способов создания отчетов.

1. Простой отчет

     Для создания самого простого отчета следует щелчком мыши выделить в области переходов источник данных - таблицу или запрос и на закладке Создание щелкнуть на кнопке Отчет . Если, к примеру, в области переходов щелкнуть на таблице автомобили, затем нажать кнопку Отчет, то будет создан и выведен отчет, который показан на рис. 1:

  Рис.1. Простейший отчет
в режиме макета

     В режиме макета (рис. 1) объекты отчета можно перемещать, менять размеры, шрифт, подложки, совершать многие другие операции по улучшению вида отчета. Чтобы увидеть отчет в окончательном виде следует, используя контекстное меню заголовка отчета, перейти в режим Предварительный просмотр. Отчет можно экспортировать в MS Excel, MS Word, преобразовывать в текстовой документ, отправлять на печать. Например, чтобы отправить отчет на принтер следует в области переходов навести курсор мыши на отчет, нажать правую клавишу мыши и выполнить команду Печать.

2. Создание отчета при помощи Мастера отчетов

     Значительно большие возможности имеет другой способ создания отчетов - Мастер отчетов. Для демонстрации его возможностей создайте простой запрос, который показан на рис. 2 и 3:

  Рис.2. Вид запроса в
Конструкторе запросов

  Рис. 3. Таблица запроса

     Щелкнем на запросе в области переходов и нажмем кнопку Мастер отчетов. В открывшемся окне передвинем все поля в область Выбранные поля и нажмем кнопку Далее. Следующие шаги формирования отчета показаны на рис 4:  

  Рис.4. Шаги
создания отчета
 
 
 

     В результате будет создан отчет, в котором будут сгруппированы данные по водителям и датам по месяцам (в данном случае лишь по октябрю 2014 г.).

  Рис.5. Отчет
по водителям

3. Создание итогового отчета

     Вновь обратимся к запросу, который показан на рис. 3 и создадим итоговый запрос с помощью Мастера отчетов. На четвертом его шаге выберите сортировку по датам и нажмите кнопку Итоги (рис. 6)

  Рис.6. Создание
итогового отчета
 

     В результате после доводки отчета в режиме макета получим следующий итоговый отчет (рис. 7):

  Рис.7. Подробный
итоговый отчет

4. Создание наклеек с помощью мастера наклеек

     Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров. В области переходов щелкните на источнике записей для наклеек — таблице или запросе. Пусть это будет, к примеру, таблица Клиенты. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки. Выберите нужный формат бумаги, шрифт, его размер и когда будете передвигать нужные поля в область Прототип наклейки всякий раз нажимайте после передвинутого поля клавишу Enter. В последнем окне мастера нажмите кнопку Готово. В результате получите лист с наклейками, вид которого показан на рис. 8.

  Рис.7. Наклейки

 

 

Для возврата к головной странице
щелкните на этой надписи:
К содержанию