ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ и БАЗЫ ДАННЫХ

Коднянко В.А.

Лабораторные работы по СУБД Microsoft Access 2007
 

Общие положения и определения

     Исторически развитие средств вычислительной техники (СВТ) осуществлялось по двум основным направлениям:
- на ранних стадиях СВТ применялись исключительно для проведения численных расчетов;
- позднее СВТ стали использоваться в информационных системах для решения самых разнообразных задач, включая и ведение баз данных в информационных системах.

     Информационная система – это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и передачу информации для решения самых разнообразных информационных задач. На ранних стадиях использования информационных систем применялась файловая модель хранения и обработки данных. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т. д.

     База данных (БД) – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно БД создается для определенной  предметной области.

     Предметная область – это часть информационного мира, информация которого может быть помещена в базу данных, соответствующую данной  предметной области. Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в БД, называются моделями данных.

     Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры. В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа таблиц в программе MS Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных.

    Почти все современные системы основаны на реляционной (relational) модели управления базами данных. Название реляционная связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, имеющую отношение только к одному конкретному объекту. БД, основанная на реляционной модели, называется реляционной базой данных.

     Как сказано выше, от термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. Зачастую в реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

     Таким образом, база данных (БД) – это структура, предназначенная для хранения данных и средство для сбора и специальным образом организованного размещения этих данных. Обычно данные БД объединены определенной темой. БД представляет собой набор независимых или взаимосвязанных таблиц, содержащих данные. Таблицы хранятся в файлах, причем одной таблице может соответствовать несколько файлов, которые имеют одинаковые имена, но разные расширения (типы). Существует и противоположная организация БД, когда все таблицы хранятся в одном файле. 

     Существует большое количество программ, предназначенных для ведения баз данных. Такие программы называют системами управления базами данных (СУБД). Одной из наиболее популярных современных СУБД является программа Microsoft Access, входящая в широко известный пакет офисных программ Microsoft Office. В рамках настоящего лабораторного практикума предусмотрено выполнение лабораторных работ по ведению баз данных с использованием программы Microsoft Access 2007 (далее для краткости – Access) – создание БД, ввод и редактирование данных, обработка запросов и создание отчетов.

     База данных, созданная в формате Access 2007, хранится в одном файле, который имеет расширение имени файла .accdb, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение .mdb.

     Одни и те же данные допускают различную структуру их размещения внутри БД. Разработка структуры БД, называемая проектированием БД, является самой ответственной частью работ по созданию и ведению БД. От ее структуры в значительной мере зависит удобство обращения к данным, скорость размещения, удаления, перемещения, группирования, поиска нужных данных и др. 

    Приложение Access предоставляет следующие возможности:

• добавление новых данных в БД (например, новой записи в складскую опись);
• изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего размещения позиции на складе);
• удаление сведений (например, если позиция продана или отбракована);
• организация и просмотр данных различными способами;
• совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

    Как упомянуто выше, всякая таблица БД Access состоит из строк – записей и столбцов – полей. Пример таблицы БД по номенклатуре материалов, необходимых для изготовления изделий, приведен в таблице 1.

Таблица 1. – Номенклатура материалов

    В таблице 1 полями являются Шифр, Материал, Ед.изм. (единица измерения), Запасы. Для отдельной записи характеристика определенного поля называется значением этого поля. Например, для материала с шифром 0102000 значением поля Запасы является число 14766,34.

     Каждое поле имеет определенный тип данных. Наиболее распространенными типами являются текстовые и числовые типы. Часто встречаются типы дат, времени, логический тип и др. Среди числовых типов различают целочисленные и вещественные, которые в свою очередь также могут иметь подтипы, например, «длинное целое», «короткое целое» и др. Эти подтипы выбирают исходя из необходимости использования минимума памяти для хранения данных в памяти компьютера.

     Среди полей всякой таблицы Access всегда есть одно поле, которое называется ключевым. Ключевое поле играет особую роль: оно предназначено для того, чтобы по его значению можно было однозначно идентифицировать определенную запись таблицы среди множества других записей этой таблицы. Отсюда следует, что во всех записях значения ключевого поля одной таблицы всегда различны. В таблице 1 ключевым является поле Шифр.