В реальной практике работы в Excel обычно приходится оперировать большим числом данных, когда таблица может иметь десятки столбцов, а также десятки, а иногда и сотни строк. Часто в уже существующую таблицу необходимо уметь вставлять новые столбцы и строки, менять их местами и многое другое. Манипуляциям большой таблицей посвящена настоящая лабораторная работа.

Числовые ячейки столбца F не вычисляйте и не заполняйте вручную, т. к. они предназначены для автозаполнения.

Для ускорения работы по вводу новых данных нужно пользоваться копированием ранее введенных данных. Так если Вы ввели, например, покупателя Сибирская торговая компания (ячейка А2), то больше набирать этот текст не нужно, а для вставки в другие строки лучше скопировать его в буфер обмена, установив щелчком курсор на ячейку А2, затем нажав мышью кнопку Копировать или с клавиатуры, нажав клавиши Ctrl+Insert. Теперь нужно щелкнуть на ячейке А4, затем на кнопку Вставить либо клавишами Shift+Insert. Аналогичные манипуляции проделайте с ячейками А10, А16, А19. Содержимое ячейки А2 будет скопировано в эти ячейки.

Описанный способ копирования простой, но не самый быстрый. Быстрее скопировать из буфера можно так. “Откатите” таблицу к состоянию, когда эти ячейки были пусты, нажав нужное число раз кнопку Отменить. Теперь, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните мышью на ячейках А4, А10, А16, А19. Они должны выделиться. Щелкните на кнопке Вставить. Будет произведена вставка надписи во все выделенные ячейки.

Снова нажмите кнопку Отменить и введите эти данные по другому – не мышью, а только при помощи клавиатуры (копирование в буфер – Ctrl+Insert, копирование в ячейку – Shift+Insert, между ячейками перемещайте курсор клавишами со стрелками). Оцените, какой из способов Вам подходит больше. Должно быть, Вы сделали вывод, что мышью копирование выполняется быстрее. В данном случае – да. Но если учесть, что при вводе данных “центр тяжести” в работе обычно перенесен на клавиатуру, а переход к другому инструменту (в данном случае – мыши) может “сбить с темпа” и требует некоторого времени, то упомянутое преимущество не кажется бесспорным. Пользователи с опытом сами “автоматически” выбирают подходящий способ точно также, как опытный водитель автомобиля в разных дорожных ситуациях манипулирует нужными органами управления.

Еще быстрее можно скопировать данные о товаре, если подметить, что отдельный товар имеет одно наименование и одну цену. Обе константы можно занести в буфер разом, а затем скопировать в нужные ячейки описанным способом. Если Вы ввели, например, наименование и цену товара Конфеты “Загадка”, то выделите сразу две ячейки C2, D2 и щелкните по кнопке Копировать. Далее при нажатой клавише Ctrl щелкните по ячейкам C4, C10, C16, C19 для выделения. Теперь нажмите кнопку Вставить или на клавиатуре Shift+Insert. В эти ячейки будет вставлено наименование товара, а в ячейках справа появится его цена.

Во время ввода Вам неоднократно придется выравнивать ширину столбцов с тем, чтобы данные полностью вмещались в ячейки. Для этого выделите ячейки диапазона и выполните команду Формат/Автоподбор ширины столбца.

Выделите первую строку (в ней расположены наименования данных) курсивом и установите верхнюю и нижнюю границы для всех ячеек этой строки в виде сплошных линий ().

Сохраните таблицу под именем Продажи.xls в своей папке.

Для задания формата чисел в числовых ячейках всех столбцов, включая столбец стоимости, используйте тот же способ, но вместо формата Дата выберите формат Числовой и установите два знака в дробную часть табличных чисел (рис. 3.3). Кроме того установите галочку на разделитель групп разрядов для обеспечения удобства восприятия больших чисел. Это позволит отделять пробелом по 3 разряда в больших числах. Для денежных чисел можно назначить этот же формат или выбрать формат Денежный (какой из них выбрать решите сами).

Теперь заполним столбец F. Содержимое его ячеек получается перемножением цены на количество проданного товара. Щелкните дважды на ячейке F2 или установите на нее курсор щелчком и нажмите клавишу F2. Ячейка перейдет в режим редактирования (в ней появится клавиатурный курсор). Введите в нее формулу =E2*D2, что будет означать, что ячейка является вычисляемой и ее результат получается перемножением чисел из ячеек E2 и D2. Закройте режим редактирования ячейки клавишей Enter. В ячейке должно появится число, представляющее стоимость проданного товара. Щелкните по ячейке F2, наведите курсор на ее маркер заполнения и протяните курсор (при нажатой левой клавише мыши) по столбцу F до конца таблицы. Весь столбец заполнится нужными числами (автозаполнение).

Если нужно вставить сразу несколько пустых строк, то проведите по индикаторному столбцу (он слева от столбца А) в том месте, где нужно вставить строки. Строки выделятся. Нажмите правую клавишу мыши и выпавшем контекстном меню снова выполните команду Вставить. Строки будут вставлены.

Мы еще “забыли” проставить порядковые номера товаров. Для этого нужно слева от первого столбца вставить новый столбец. Щелкните на любой ячейке столбца А. Выполните команду Вставка/Столбцы. Слева появится новый столбец. Внесите в ячейку А3 число 1, в ячейку А4 – 2. Теперь выделите эти ячейки, наведите курсор на маркер автозаполнения ячейки А4 и протяните курсор с нажатой левой клавишей мыши по столбцу А до конца таблицы. Все ячейки заполнятся порядковыми номерами (автозаполнение). Вставьте в ячейку А2 надпись № и кистью наложите на нее формат с ячейки А3. Объедините ячейки строки-заголовка.

Чтобы сразу вставить несколько новых столбцов следует выделить диапазон ячеек, куда нужно произвести вставку, и выполнить команду Вставить столбцы на лист (рис. 3.5). Аналогично можно вставлять и строки.

Уменьшив ширину столбца I, получим заголовок таблицы в виде рис. 3.7.

Теперь расширенная таблица должна принять вид, представленный на рис. 3.8.

3.4. Удаление строк и столбцов

Аналогично удаляются столбцы.

Если требуется удалить лишь ограниченный диапазон ячеек, то нужно выполнить те же команды. Далее в появившемся окне Удаление ячеек следует назначить требуемую опцию удаления и нажать кнопку ОК.

Сохраните таблицу. Она еще потребуется для последующих работ.